Poupe tempo e multiplique seus lucros

Você já perdeu dinheiro por que perdeu o contato de um cliente importante? Já deixou de receber um serviço por que não encontrou a solicitação ou até mesmo um documento que comprove que você o prestou? Imagine se aplicasse este tempo perdido para ganhar ou recuperar este dinheiro?

A desorganização em um escritório é um dos maiores causadores da perda de tempo útil, que poderia estar sendo proporcionado aos seus clientes. Assim, enquanto você procura papéis, localiza anotações ou documentos guardados você está perdendo dinheiro, literalmente.

Já percebeu que quando você se empenha verdadeiramente em um trabalho e vê o resultado aparecer, te dá uma sensação de dinheiro ganho? É claro, é porque você está ganhando dinheiro!

Pois é! O empenho e dedicação dadas ao seu cliente, quando aliado a uma boa organização de tempo e do escritório proporcionam à você uma facilidade bem maior por perceber as vantagens, e vencer um competidor monstruoso como o seu concorrente.

Separamos pra você 8 dicas de como solucionar este bicho de sete cabeças que vai deixar você dormir tranquilo novamente:

#1 – Planejamento:

Já pensou em iniciar uma viagem sem programar a quantidade de combustível, valor dos pedágios ou custo com hospedagem e alimentação? Certamente não vai dar certo!

Isso vale pra sua empresa. Faça o planejamento de suas atividades diárias, semanais e mensais traçando objetivos de conclusão.

Usar ferramentas lógicas como um calendário eletrônico, ex: o Google Calendar, pode ajudar, ele te mostra quando as tarefas vão acontecer e serão cobradas.

#2 – Apenas o necessário sobre a mesa

Quando se tem uma pilha de papéis, materiais de escritório, alimentos, livros sobre uma mesa de maneira desorganizada, isso provoca sem querer, um estresse funcional que nos leva à um único caminho: improdutividade.

Evite ao máximo deixar sobre sua mesa coisas que não são essenciais ao seu trabalho. Melhor será se você deixar sobre ela, apenas aquilo que irá utilizar durante a atividade que você está fazendo atualmente.

Utilize bem suas gavetas para deixar bem longe de suas vistas aquilo que você não irá utilizar com uma certa frequência.

Então não poupe na organização. Além de ajudar você à ser mais produtivo, estimulará o mesmo comportamento em seus colegas de trabalho.

#3 Use micro tarefas

Já percebeu que quando tem uma tarefa extensa pra fazer o desânimo bate no início?

Adote micro tarefas como parte de seu trabalho diário, repartindo em pequenas fases suas atividades.

Isso causa um susto muito menor em você ao iniciar uma atividade que você sabe que será longa. Essa divisão ajuda você à enxergar como escalável tarefas que antes você via como maiores e inconquistáveis.

#4 – Priorizar atividades

Nem sempre existem tarefas importantes e urgentes ao mesmo tempo.

Assim, para priorizar suas tarefas, classifique-as da seguinte forma:

• Tarefa importante e urgente: faça você mesmo e imediatamente;
• Tarefa importante, mas NÃO urgente: agende uma data para você mesmo fazer;
• Tarefa urgente, mas NÃO importante: delegue para alguém de confiança;
• Tarefa que não é nem importante, nem urgente.

Assim, cada atividade terá sua atenção no momento oportuno e jamais atrapalhará a produção diária de seu escritório.

#5- Tenha um checklist

Uma lista de verificações é fundamental para ter uma visão geral de todas as tarefas e assim atuar conforme as prioridades estabelecidas.

O check list proporciona à você poupar um tempo que poderá ser usado em outra atividade. Quer um exemplo?

Você faz reuniões frequentemente com clientes ou funcionários? No momento de iniciar esta reunião você não consegue encontrar sua planilha, ou talvez não consegue acessar aquela ferramenta da internet porque não foi configurada à tempo.

Usando um checklist você facilmente economizaria este tempo para se preparar melhor na sua argumentação com seu cliente, etc.

#6- Se livre de rouba-tempos

Sabe aquela atividade que você faz todo dia, improdutiva e que consome os minutos e até mesmo horas de sua manhã?

Livre-se de maus hábitos como, conferir e-mails pessoais, acesso em facebook ou instagram, aquele papo prolongado com o colega durante os trabalhos.

Descontração e um ambiente saudável é importantíssimo para uma boa qualidade de trabalho, mas evite exageros que podem estar tirando seu tempo de descanso.

#7- Entenda qual é o ritmo da sua empresa

Se você não entende de fato o atual momento da sua empresa, fica mais difícil fazer a gestão do tempo. Em contrapartida, após pensar nisso, tenho certeza de que não vai querer impor um ritmo acelerado de startup em uma empresa tradicional e resistente a mudanças e sugestões de funcionários.

Ao conhecer o ritmo da sua empresa, você terá maior controle sobre a produtividade e gestão do tempo da equipe, exigindo dela esforços de acordo com o progresso do negócio.

#8- Ferramentas de otimização

Sabia que existem ferramentas online que podem facilitar seu trabalho? Minha principal dica pra você é: invista em um sistema que te auxilie à organizar. Seja organizar suas anotações, os dados de seus clientes, suas vendas, suas dívidas e seus créditos.

Com certeza, poupará você de ter um caderno para telefone de clientes, uma planilha seu caixa, uma pilha de ordens de serviço à executar.

Como eu já disse pra você: tempo é dinheiro e você decide se perde ou ganha!

O Lexdesp criou um software de armazenamento em nuvem que eu tenho certeza, é o que faltava para fazer sua empresa disparar em produtividade.

O Lexdesp registra o agendamento de suas vistorias veiculares, controla o vencimento dos recibos de transferência, mantém os dados de seus clientes e veículos armazenados e ainda, traz pra você uma análise financeira com o custo de cada serviço, proporcionando à você entender quanto de lucro você vem obtendo com suas ordens de serviço.

Isso é apenas uma parte daquilo que o Lexdesp pode proporcionar ao seu escritório.

Então, aproveite! Acesse Lexdesp.com.br e conheça todas as funcionalidades deste software.

Uma dica pra você: ele permite um teste gratuito pelo período de 21 dias, ao acessar você poderá analisar todas as funcionalidades disponíveis.

E então, gostou das nossas dicas de produtividade? Tem alguma duvida? Deixe seu comentário 😀

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